Vele Handen maken licht werk: Open archieven door crowdsourcing

Een project van Stadsarchief Amsterdam en Picturae

Steeds meer mensen weten online hun weg naar archieven te vinden. Vooral de zoeksystemen met indexen op namen van personen, plaatsnamen en data worden intensief gebruikt. De weg in de veel ingewikkelder archiefinventarissen kennen alleen ervaren onderzoekers. Duidelijk is dat wanneer archieven écht het grote publiek willen bereiken, alle documenten gescand en geïndexeerd moeten worden, en liefst ook nog getranscribeerd en vertaald.

Crowdsourcing

Indexeren van archieven is uitermate tijdrovend. Daarom wordt hiervoor vaak een beroep op vrijwilligers gedaan. In Amerika is bedacht hoe dit werk via internet georganiseerd kan worden zodat tegelijkertijd door vele honderden vrijwilligers thuis achter de eigen computer gewerkt kan worden. Om te onderzoeken of ook in Nederland archieven en gebruikers kunnen samenwerken om de archieven beter toegankelijk te maken, heeft het Stadsarchief Amsterdam in 2010 een project gestart, getiteld: ‘Vele Handen maken licht werk. Open archieven door crowdsourcing’.

Scans online

Doel van dit project is de ontwikkeling van een platform waar alle Nederlandse archieven hun scans kunnen aanbieden om te laten indexeren en waar alle gebruikers van archieven hun steentje kunnen bijdragen aan het toegankelijk maken in ruil voor het plezier, de contacten, de informatie, de eer, scantegoed en wat we nog meer kunnen bedenken.

Financiële steun

De Mondriaan Stichting en het VSB-fonds steunen het project financieel omdat het streeft naar grootschalige actieve participatie van burgers. Door deze steun kan het project bijdragen aan de groei van de bewustwording van geschiedenis en cultuur.

Pilotproject: Militieregisters

Als eerste pilot die aan de vrijwilligers wordt aangeboden, is gekozen voor het indexeren van de Militieregisters. In deze registers staan vanaf ongeveer 1811 tot 1940 de namen van alle Nederlandse jongens genoteerd die werden opgeroepen voor de loting voor militaire dienst. Daardoor kan bijna iedere Nederlander zijn voorvaders hierin terugvinden. De registers zijn in heel Nederland aangelegd en worden in bijna alle archieven bewaard. Na een uitgebreide wervingscampagne bleken 16 Nederlandse archiefinstellingen bereid mee te doen met het project.

Twee software ontwikkelaars

Omdat een grootschalig platform een landelijk karakter moet hebben, heeft het Stadsarchief Amsterdam een commerciële partij gezocht om het platform te gaan exploiteren. Op een Request for Proposal reageerden 7 leveranciers. Alle voorstellen getuigden van veel kwaliteit. Na lang wikken en wegen is de opdracht gegund aan twee zeer ervaren partijen: Picturae heeft de bouw van het platform VeleHanden.nl op zich genomen en Toutatis BV ontwikkelde Militieregisters.nl, inclusief een zoeksysteem en webwinkel.

Testpanel

De belangrijkste eis aan VeleHanden.nl is dat het ‘lekker werkt’. Het invoeren van gegevens moet prettig en snel werken en het controleren van de invoer moet optimaal worden ondersteund. Omdat gewerkt zal worden op allerlei computers is besloten met een groot en divers panel de site te testen. Niet minder dan 150 vrijwilligers uit binnen- en buitenland melden zich aan voor het testpanel, dat gedurende 4 maanden intensief betrokken was bij de ontwikkeling van de site middels enquêteformulieren, een forum en maandelijkse bijeenkomsten.

VeleHanden.nl online op 3 november 2011

Tijdens de testfase zijn al 35.000 scans geïndexeerd en gecontroleerd. Dankzij deze productie zijn bij de landelijke start van VeleHanden.nl op 3 november 2011 in de index op Militieregisters.nl ook al aardig wat namen van Militiemannen uit de 19e eeuw te vinden. De deelnemers aan VeleHanden.nl kunnen de punten die ze verdienen met het indexeren inwisselen voor scans op Militieregisters.nl.

Voorbeeld van een scan uit de Militieregisters