Collecties online toegankelijk door crowdsourcing

Voor erfgoedinstellingen is crowdsourcing een prachtige oplossing om collecties te ontsluiten. Elk archief of museum heeft wel een omvangrijke collectie die niet in aanmerking komt voor het digitaliseren en indexeren, omdat het teveel werk is voor de eigen werknemers en vrijwilligers. Doordat er bij crowdsourcing een beroep wordt gedaan op het grote publiek, wordt dit ineens wel mogelijk. Vele handen maken immers licht werk.

VeleHanden.nl

Om het crowdsourcen van erfgoedcollecties te faciliteren, heeft Picturae VeleHanden.nl ontwikkeld: een crowdsourcingwebsite voor de erfgoedsector. Op deze website kan elke erfgoedinstelling met een collectie, een project ter ontsluiting aanbieden aan de ‘crowd’, oftewel het grote publiek. Is het project op VeleHanden ingericht, dan kunnen de vrijwilligers vanaf hun eigen computer, op een tijdstip dat hen uitkomt, aan de slag. De gevraagde werkzaamheden variëren van indexeren tot beeldselectie. Bijzonder is dat terwijl iedereen mee kan doen, de kwaliteit van het afgeleverde werk ongekend hoog is. De passie waarmee de vrijwilligers op VeleHanden werken moet dan ook niet onderschat worden.

Werk uit handen

Deelnemende instellingen kunnen zelf kiezen in hoeverre ze betrokken willen zijn bij het crowdsourcen. Picturae kan alles regelen, van digitalisering tot oplevering van het ontsloten project. Toch kiezen de  meeste instellingen ervoor om ook zelf actief een steentje bij te dragen in de begeleiding van het project. De interactie met de vrijwilligers wordt namelijk heel leuk en waardevol gevonden. Zit het werk erop en is het project voltooid, dan wordt het project weer van VeleHanden gehaald en wordt het ontsloten project teruggegeven. De instelling kan daartoe besluiten om de collectie te integreren binnen de eigen website of te presenteren op een nieuwe website. 

Wat zijn de mogelijkheden?

Indexeren
Met behulp van voorgevormde formulieren verzamelt de vrijwilliger gegevens, bijvoorbeeld ‘naam’, ‘plaats’ en ‘geboortedatum’ aan de hand van de gescande bron.

Koppelen
Vrijwilligers zorgen ervoor dat verschillende gegevens met elkaar worden verbonden. Er wordt bijvoorbeeld een persoonsnaam aan het juiste register gekoppeld.

Beeldselectie
Op basis van contactsheets met series negatieven, maken vrijwilligers een keuze uit de beste beelden van die serie.

Tagging
Het toevoegen van trefwoorden aan foto’s. Dit kan met vooraf bedachte ‘tags’, maar het is daarnaast ook mogelijk om vrijwilligers trefwoorden te laten bedenken.

Uw keuze
Mocht er voor het ontsluiten van uw bronnen andere tools nodig zijn, dan zijn er ook altijd mogelijkheden voor het ontwikkelen op maat.

Waarom VeleHanden?

Kwaliteit
Uit onderzoek is gebleken dat de kwaliteit die de crowd op VeleHanden aflevert ongekend hoog is. De passie waarmee de vrijwilligers op VeleHanden werken is groot. Daarnaast hebben we op technisch gebied maatregelen getroffen om de kwaliteit te bewaken. Uiteraard zorgen we allereerst voor een goede handleiding. Daarnaast is VeleHanden zo ingericht dat eenzelfde scan altijd door twee verschillende vrijwilligers wordt ingevoerd en daarna nog door een derde persoon wordt gecontroleerd. Mocht de controleur nog vragen hebben over de scan, dan stelt hij die aan een aangewezen expert van de erfgoedinstelling van het project die de collectie goed kent.

Betrokkenheid
Door uw project te crowdsourcen werkt er een grote groep vrijwilligers aan het toegankelijk maken van uw collectie. Het kunnen vrijwilligers zijn die nu al voor u werken, maar er zullen ook onbekenden meedoen. Doordat de deelnemers van uw project hun vragen en opmerkingen op het forum plaatsen, krijgt u een goed idee van wat hen bezighoudt. En zij zullen andersom erg blij zijn met uw hulp als ze vragen hebben. Door uw project online toegankelijk te laten maken, creëert u betrokkenheid bij uw organisatie en leert u uw doelgroep kennen.

Snel, goedkoop en efficiënt
Indexeren is uitermate tijdrovend. Het werk door een grote groep vrijwilligers laten doen is dan ook heel efficiënt. Vele handen maken licht werk! En doordat de vrijwilligers het ook erg leuk vinden om bronnen toegankelijk te maken, en dit op hun eigen tijdstip kunnen doen, gaan projecten snel. Daarnaast profiteert u van lage opstartkosten, omdat u het platform deelt met andere erfgoedinstellingen. Hoeveel tijd u zelf met het project bezig bent, kunt u zelf bepalen. Zo kunt u zelf de touwtjes in handen houden, maar u kunt het project ook van begin tot eind door Picturae laten begeleiden. Daarnaast is betaalde invoer mogelijk als u geen gebruik wilt maken van vrijwilligers.

Weetje
Vrijwilligers van Militieregisters, het eerste project op VeleHanden, hebben binnen 18 maanden meer dan 300.000 scans  geïndexeerd!

Weetje
Enkele topinvoerders hebben al 20.000 scans op hun naam staan

Werken met vrijwilligers

Op VeleHanden werkt u met vrijwilligers. Er is al een enorme groep actief, waarvan een deel zich ook voor uw project zal gaan inzetten. Maar elk project heeft ook potentiële nieuwe deelnemers die specifiek in uw project geïnteresseerd zijn. Het werven van vrijwilligers is dan ook een mooie uitdaging om eens na te gaan waar uw doelgroep zich bevindt en hoe u deze kunt bereiken. Vanuit Picturae helpen wij u hier graag mee.

Hoewel het werven van vrijwilligers enige investering in tijd en moeite vraagt, zal dit zich terugbetalen in een hechte groep die zich met veel passie zal inzetten voor uw project. Vergeet niet dat zij veelal geïnteresseerd zijn in het verleden en vaak ook specifiek in uw collectie. Het is dan ook niet alleen uw belang dat uw collectie online toegankelijk wordt gemaakt, maar ook het belang van de vrijwilligers zelf. Want veelal zijn zij de eersten die de door hen ontsloten bronnen online gaan bekijken en zullen gebruiken.

Quotes van deelnemers

‘Wat is het toch leuk, zojuist mijn grootvader geïndexeerd, fantastisch toch!’

‘Dit was er nog niet! Participeren, betrokken raken, interactie en het werkt als een trein.’

 ‘Ik zoek veel genealogische zaken op het internet en nu kan ik zelf een bijdrage leveren aan deze gegevens’

‘Geweldig community project! Leuk van opzet, goede begeleiding. Onafhankelijk van tijd en plaats kun je meedoen in je eigen tempo. Resultaat: veel ontsloten gegevens en als toetje de achtergronden van bekende Nederlanders uit het verleden.’

Meer weten?
 
VeleHanden is ontwikkeld door Picturae met als doel erfgoedinstellingen met een collectie een crowdsourcingwebsite bieden waar iedereen een steentje kan bijdragen aan het toegankelijk maken van collecties. De crowdsourcingwebsite is sinds de lancering in oktober 2011 door zowel erfgoedinstellingen als deelnemers met veel enthousiasme ontvangen. In 2012 won VeleHanden de Geschiedenis Online Prijs en kreeg het project de titel Beste Historische Website van 2011.

Uw collectie ook op VeleHanden?

Wilt u meer weten of wilt u uw project op VeleHanden plaatsen? Picturae informeert u graag over de mogelijkheden. Hiervoor kunt u contact opnemen met Sám Meijers, projectmanager VeleHanden via 0725320444

//

Download de brochure (PDF)

Hoe ging het project van de Militieregisters in zijn werk?


STAP 1: Het inrichten van een project:
De scans van de militieregister-boeken zijn op velehanden.nl geplaatst. Bij elke scan wordt een formulier getoond waarop de deelnemers de handgeschreven namen kunnen invoeren. Er is een pojectpagina gemaakt op VeleHanden waar deelnemers kunnen zien wat militieregisters zijn en hoe het invoeren in zijn werk gaat.

STAP 2: Het invoeren door de vrijwilligers
De gegevens van elke scan worden tweemaal ingevoerd en vervolgens gecontroleerd. Zo wordt de kwaliteit van het zoeksysteem gewaarborgd. Voor het invoeren van gegevens verdient elke vrijwilliger punten. In het geval van Militieregisters kan hij deze gebruiken om scans te downloaden waarvoor hij anders had moeten betalen. U kunt zelf bepalen of u de vrijwilligers een beloning wilt geven en waarvoor zij de opgespaarde punten kunnen inwisselen. Op het forum van de website kunnen de vrijwilligers kennis en ervaring uitwisselen.

STAP 3: Het exporteren van de gegevens:
Als laatste stap worden de gecontroleerde gegevens geëxporteerd. De Militieregisters zijn doorzoekbaar op www.militieregisters.nl. U kunt als instelling zelf bepalen wat u met de gegevens doet. Integreren binnen uw eigen website, of presenteren op een geheel nieuwe site. De keuze is aan u.