Hallo Ben,
Ik denk dat die inspiratiedata vooral een 'snel' document is, opgesteld door een handjevol mensen/familieleden en over een ontzettend grote berg aan contactbladen. Dan heb je een beperkte tijd en is zorgvuldigheid minder belangrijk. Verder is de Inspiratiedata als het gaat over individuele foto's op een contactafdrukkenblad meer te vergelijken met het veld Specificatie. Als je het veld Specificatie invult, dan gebruik je juist altijd de individuele fotonummers. Anders is er gewoonlijk geen noodzaak voor specificatie.
Ik zelf zie de inspiratiedata uiteindelijk vooral als een soort kladblok: ik als invoerder gebruik het om de foto's systematisch te beschrijven. De bestemming van het document Inspiratiedata zelf is uiteindelijk het bekende ronde archief (of een ander archief): als het project klaar is, heeft dat document feitelijk geen functie meer, terwijl onze systematische beschrijvingen de basis worden van het doorzoekbare fotoarchief.
Op projectniveau was het maken van de Inspiratiedata waarschijnlijk ook handig, ook al zal het die paar mensen die het gemaakt hebben, vooral de familieleden, heel veel tijd gekost hebben. Door het opstellen van dit document met al zijn tekortkomingen, krijg je als projectteam een goed inzicht wat voor informatie er beschikbaar is in het archief en hoe je dat op een systematische manier zou kunnen invoeren. Zonder dit document was het waarschijnlijk aanzienlijk lastiger geweest om een invoer- en controledocument te maken voor het fotoarchief.
Tenslotte zou je kunnen zeggen dat wij degenen zijn die langzaamaan het blad Inspiratiedata al aanpassen aan de systematische regel door de informatie over te zetten in de database. Eigenlijk precies wat jij suggereert dus. Kortom: we werken er samen aan.
Groetjes,
Pim
