Miljoenen akten liggen nog begraven in het archief van de Amsterdamse Notarissen. Ga mee op ontdekkingstocht en help de geschiedenis van Amsterdam herschrijven!
Bij Benjamin Phaff komt het wel eens voor dat er 1 schutblad is met daarachter 2 of 3 verschillende aktes. Waarschijnlijk verkeerd geknipt. Wat moeten we daarvan indexeren? Zo lang ik niet weet hoe de controleurs het willen verknoei ik er geen tijd aan en stuur ik deze aktes terug als "te moeilijk".
Dat klopt. Het is niet verkeerd geknipt, maar er is soms erg veel extra materiaal ingebonden. Soms is dat een vertaling van iets dat niets met de akte te maken heeft, soms is het een afschrift van deze of een andere akte (daar staat dan soms boven: Copia), soms is het een kladversie van de akte.
Het gaat om de 'echte' akte. Alleen die hoef je te indexeren. De rest mag je negeren. De 'echte' akte is de akte waar de handtekeningen van de notaris, getuigen èn comparanten onder staan. Dus als je ziet dat er meer dan 2 of 3 pagina's zijn, blader er dan eerst even doorheen, voordat je begint met indexeren.
Neem als voorbeeld deze akte:
https://archief.amsterdam/inventarissen/inventaris/5075x.nl.html#NOTB00016000087
Na het titelblad volgen twee blanco pagina's, daarna lijkt de akte te beginnen, maar de 'echte' akte begint pas nog een pagina verder.
In dit geval staat er ook een slingerlijn naast en onder de 'valse' akte.
Als die slingerlijn er staat hoef je dat deel niet te indexeren. Kennelijk was dit een onderdeel van de kladversie, want één pagina verder begin de akte opnieuw en die is wel ondertekend.
Twee andere voorbeelden:
https://archief.amsterdam/inventarissen/inventaris/5075x.nl.html#NOTB00016000243
Na het titelblad volgt er een kopie van een eerdere akte. De 'echte' akte begint pas weer een pagina verder.
En deze: https://archief.amsterdam/inventarissen/inventaris/5075x.nl.html#NOTB00016000250
Dit is een losstaande vertaling uit het hoogd(uits):
Het maakt geen onderdeel uit van de akte en je mag het dus negeren. De 'echte' akte begint een pagina verder.
Ok, ik ga het doen zoals jij het uitlegt. Maar persoonlijk vind ik het wel meer dan doodzonde. In de eerste plaats omdat op deze manier veel informatie verloren gaat. Zoals je zegt, de kopie heeft soms wel en vaak ook helemaal niks met de akte te maken. Al die extra informatie die niks met de akte te maken heeft blijft onvindbaar en elk spoor, ook al is het geen officiele ondertekende akte, is er één. Dat wil ik eigenlijk niet missen.
Een ander dingetje is van meer praktische aard. We hebben al vele wisselprotesten opnieuw ingeklopt omdat iemand de kopie wisselbrief ook had geïndexeerd. Dit is nog vele malen lastiger te onderscheiden allemaal. Als we niet uitkijken worden deze aktes een keer of drie, vier teruggestuurd tot er een sufferd is die het per ongeluk precies zo doet zoals de controleur het bedacht heeft.
Kunnen we het niet gewoon simpel houden? Alle namen indexeren die in een scan voorkomen en laat de gebruiker dan maar uitzoeken wat hij kan gebruiken en wat niet....
Ja, alle begin is moeilijk, dat heb ik inmiddels wel begrepen.
Maar ik neem aan dat het woord "sufferd" in dit geval niet letterlijk genomen moet worden.
Dank zij een opmerking van Mark, weet ik nu ook hoe een wisselprotest behandeld moet worden. En die pagina's met een slingertje heb ik gisteren ook braaf ingevoerd. En bij andere pagina's die er dubbel inzaten, heb ik een opmerking geplaatst.
Misschien toch een aanvulling op de instructies maken....
Ik heb het niet over schutbladen, kladjes etc. het is mij bekend hoe hier mee om te gaan. Ik had zojuist (jammer dat ik het aktenummer niet meer heb) een testament en een wisselprotest in één akte aansluitend. Eerder was het een procuratie en borgtocht in één! Deze aaneensluitend indexeren, gaat de controleur knippen?
