Evaluatie VeleHanden

Op uitnodiging van het Stadsarchief Amsterdam hield Picturae woensdag 5 maart 2014 een evaluatie over de nieuwe website van VeleHanden. Tijdens deze bijeenkomst werd achtereenvolgens aandacht besteed aan de achtergrond van de nieuwe vormgeving, de implementatie, het verloop van de livegang en de toekomstplannen.

13 maart 2014

Waarom een nieuwe website?

Pieter Woltjer, projectleider VeleHanden, startte de presentatie met een toelichting op het Waarom achter de nieuwe website. Hij legde uit dat VeleHanden toe was aan een frisse uitstraling en ook dat de oude website zo zijn beperkingen had. Zo zorgde het stramien waarin de projecten op de homepage verschenen ervoor dat de projecten als het ware van de pagina afliepen. Bij de nieuwe vormgeving is er dan ook op gelet om dit overzichtelijker te maken. Ook speelde bij de nieuwe vormgeving de wens mee om een eigen projectomgeving voor elk project te creëren. Deze wens was door verschillende instellingen met projecten op VeleHanden uitgesproken. Door de projectomgeving aan te passen, kon er op de website meteen ook een overzichtelijker forum worden ontwikkeld. Per project een eigen forum met een onderverdeling in type berichten: mededelingen, vragen en tips. Ook zijn er functionaliteiten bij gekomen, zoals een uitgebreide statistieken pagina. Tot slot is ook het persoonlijke dashboard vernieuwd, waardoor dit minder rommelig oogt.

Implementatie nieuwe vormgeving

Bij de implementatie van de nieuwe vormgeving was het idee om de invoer- en controle tool zo veel mogelijk ongewijzigd te laten. Alleen een aantal veelgevraagde verbeteringen zijn doorgevoerd. Denk hierbij aan het toevoegen van voorloopnullen in datumvelden, waardoor 3-3-1920 automatisch wordt aangevuld tot 03-03-1920. Voor controleurs is de mogelijkheid toegevoegd om een melding te maken als een gebruiker vaak dezelfde fout maakt. Daarvoor is een knop toegevoegd op de controlepagina: Rapporteer gebruiker. De controleur kan vervolgens aangeven wat er precies aan de hand is (bijvoorbeeld: “Deze gebruiker typt de achternaam in het veld Patroniem”.) De melding gaat naar de projectbeheerder, en deze kan de gebruiker vragen om de achternaam voortaan in het juiste veld te plaatsen.

Tot slot is het bij indexeerprojecten mogelijk om de volgorde van de ingevoerde regels aan te passen. Voor elke ingevoerde regel staat een knopje met twee pijltjes. Door op deze knop te klikken is het mogelijk een regel naar beneden of boven te slepen en zo de volgorde van de ingevoerde regels te veranderen. Dit kan handig zijn wanneer er per ongeluk een regel is overgeslagen.


Livegang

Om te proberen de overgang naar de nieuwe vormgeving zo goed mogelijk te laten verlopen, zijn er in de eerste helft van november verschillende technische tests uitgevoerd door software-testers. Zij hebben getest of de vernieuwingen bij de berichten- en projectpagina’s technisch werkten.

Hierna kregen projectbeheerders eind november de gelegenheid om de nieuwe website uit te proberen en feedback te leveren. Eind november en begin december is deze feedback verwerkt. Desalniettemin bleek bij de livegang van de nieuwe website op dinsdag 10 december 2014 dat er alsnog kinderziektes in de nieuwe website zaten. Helaas hadden wij als VeleHanden team onderschat hoeveel impact de nieuwe vormgeving had op de invoer- en controlepagina.

Via het forum, de mail en de telefoon kregen we vele reacties binnen over de nieuwe website: foutmeldingen, onduidelijkheid over nieuwe functionaliteiten en – gelukkig ook – positieve reacties over de frisse uitstraling. Sinds de livegang heeft het VeleHanden team een maand lang 40 uur per week paraat gestaan om feedback te geven en de foutmeldingen zo veel mogelijk technisch te verwerken.

Toekomst

Van deze periode hebben we een geleerd dat het erg belangrijk is om naar jullie – de VeleHanden deelnemers – te luisteren. Jullie bevindingen zijn het meest kostbaar om erachter te komen hoe de website wordt gebruikt en hoe bepaalde functionaliteiten worden ervaren. Om dit in het vervolg beter aan te pakken, willen we jullie dan ook meer op de hoogte houden van lopende zaken op VeleHanden – welke functionaliteiten worden toegevoegd – en ook betrekken bij de doorontwikkeling van de website. In de praktijk zal dit meer algemene nieuwsberichten en nieuwsbrieven betekenen.

Tijdens de bijeenkomst hebben we samen met de aanwezige VeleHanden deelnemers afgesproken de volgende vier punten binnen één maand op te lossen:

  • Mogelijkheid om je voor een project af te kunnen melden wanneer je deze niet meer in je berichtenstroom en persoonlijke projectoverzicht wilt terugzien. (eventueel verdiende punten blijven behouden)
  • Mogelijkheid om zonder direct aan een project deel te nemen toch de projectinformatie pagina en de berichten pagina te bekijken.
  • Eén uniforme benaming voor de invoerders en controleurs op VeleHanden. In samenspraak met de aanwezigen is gekozen voor de term: deelnemers
  • Een sneltoets invoegen die het mogelijkheid maakt om de waarde van een bovenliggend veld over te kunnen nemen bij invoer of controle
  • Een filter toevoegen bij de Deelnemers pagina, zodat je gemakkelijk kunt zien wie de nieuwe deelnemers zijn


Feedback

Naar aanleiding van de presentatie kwamen uit het publiek nog een aantal vragen over onder andere het forum en het automatisch aanvullen van tekst in invoervelden. Wij willen de aanwezige VeleHanden deelnemers via deze weg bedanken voor hun tijd, feedback en vragen.

Om in het vervolg zo veel mogelijk helder uit te leggen aan iedere deelnemer willen we de Helppagina uitbreiden. Ook willen we proberen om bepaalde veranderingen of functionaliteiten onder de aandacht te brengen met een soort ‘wist je dat…? rubriek in de nieuwsbrief en op de nieuwspagina. Ook hebben we het idee om een VeleHanden handleiding te gaan samenstellen. Hieronder is een korte toelichting te vinden op de onduidelijkheden omtrent het forum en het automatisch aanvullen

  • Forum: het forum is van vorm veranderd. Op de vernieuwde website heeft elk project een eigen omgeving waar de specifieke vragen en opmerkingen rondom elk project zijn te vinden. Anders dan voorheen heet dit gedeelte niet het forum, maar is dit vervangen door de ‘Berichten’ tab (te vinden onder de knop Invoeren). Onder de ‘Berichten’ tab zijn drie verschillende berichten te vinden: de mededelingen, vragen en tips. Alle gebruikers kunnen vragen en tips aanmaken. Mocht u dus vragen hebben over een bepaalde functie binnen het project dan kunt u een bericht onder ‘Vragen’ plaatsen. Mocht u een handigheidje hebben voor het invoeren bij een bepaald project dan kunt u deze bij de ‘Tips’ plaatsen. Mochten er nieuwe ontwikkelingen zijn dan zal de projectbeheerder deze plaatsen bij ‘Mededelingen’.
  • Auto-aanvul: sommige deelnemers lieten weten het handig te vinden als woorden in invoervelden automatisch werden aangevuld en vroegen ons waar zij deze optie konden aanzetten. Auto-aanvul is echter geen functionaliteit binnen de VeleHanden website, maar een instelling van uw browser. Wanneer u de auto-aanvul optie binnen uw browser aan heeft staan, zal deze ook binnen de website van VeleHanden werken. Meer informatie over de auto-aanvul optie en het aanzetten hiervan in uw browser kunt u vinden op de website van Microsoft: http://office.microsoft.com/nl-nl/outlook-help/de-functie-voor-het-automatisch-aanvullen-van-namen-gebruiken-autoaanvullen-HA010097887.aspx 


Gebruikersonderzoek

Ook willen we een gebruikersonderzoek uitvoeren. In de periode maart tot en met mei zullen we ondersteund worden door Bo Schoonhoven. Zij werkt binnen VeleHanden aan haar afstudeerscriptie voor de opleiding Vrijetijdsmanagement voor Creative Industries in Arts and Culture. Zij zal een enquête opstellen voor een VeleHanden gebruikersonderzoek naar motivatie en tevredenheid. De enquête zal in de tweede helft van maart via de nieuwsbrief en een nieuwsbericht op de website worden gecommuniceerd. Ook zal Bo een aantal VeleHanden deelnemers interviewen. In de periode april en mei zal zij de interviews en enquêtes verwerken. De resultaten van het onderzoek zullen we mei/juni delen.

Gebruikersgroep

Daarnaast willen we doorlopend meer samen met de projectbeheerders en deelnemers van VeleHanden samenwerken bij het verbeteren van de website. Wij willen jullie meer betrekken, omdat jullie immers (dagelijks) de website gebruiken. Middels de nieuwsbrief en een nieuwsbericht roepen wij jullie op om je aan te melden voor de gebruikersgroep. We willen de gebruikersgroep in maart samenstellen zodat we in april de eerste bijeenkomst kunnen plannen. Het idee is om de gebruikersgroep minimaal twee keer per jaar samen te laten komen. Tijdens zo’n bijeenkomst zullen thema’s besproken worden zoals nieuwe functionaliteiten, bestaande fouten en helpteksten. Ook is het mogelijk als lid van de gebruikersgroep nieuwe functionaliteiten op een testomgeving te testen voordat deze op de website van VeleHanden worden geïmplementeerd.

Meer informatie over aanmelden voor de gebruikersonderzoek of het gebruikersonderzoek kunt u vinden in de nieuwsbrief.