Verslag derde gebruikersbijeenkomst

Het VeleHanden projectteam van Picturae organiseerde woensdag 1 juli 2015 de derde gebruikersbijeenkomst met projectbeheerders en deelnemers bij Picturae in Heiloo. Tijdens deze bijeenkomst bespraken we de verschillende testperiodes van de afgelopen periode en nieuwe verbeter ideeën. Ook kregen de aanwezigen een rondleiding door Picturae.

9 juli 2015

Wat is het doel van de gebruikersgroep?

Met de gebruikersbijeenkomst willen we VeleHanden verbeteren qua gebruiksvriendelijkheid en uitbreiden qua extra functionaliteiten. Het speerpunt binnen de gebruikersgroep is de samenwerking tussen Picturae, de projectbeheerders en de deelnemers te verbeteren. Natuurlijk kunnen we niet alle wensen doorvoeren. Vandaar dat samen met de gebruikersgroep wordt vastgesteld welke wensen er spelen en deze worden behandeld op basis van haalbaarheid en prioriteit. Op basis daarvan zal Picturae de belangrijkste verbeteringen doorvoeren. Tijdens de gebruikersgroep bekijken we samen de wensen, want wat voor de ene deelnemer een voordeel is, kan voor de andere deelnemer als een nadeel worden beschouwd.

Wat is er besproken?

Tijdens de bijeenkomst hebben we de verschillende wensen die het afgelopen half jaar via de mail en via de Vragen op het Berichten-tabblad van projecten binnenkwamen besproken. Naast het delen van de testervaringen, werden ook de wensen voor extra functionaliteiten en aanpassingen behandeld. Uiteraard hebben we veel meer wensen binnengekregen dan er tijdens de bijeenkomst zijn besproken, we hebben ons tijdens de bijeenkomst gericht op de voor de aanwezigen meest belangrijke wensen en van te voren alle ingestuurde wensen doorgenomen. Naast het toezeggen van verschillende verbeter ideeën voor de website zal er de komende periode ook onder de motorkap van VeleHanden gesleuteld worden. Dit heeft er mee te maken dat we de website niet willen vertragen bij het stijgen van de deelnemers- en projectaantallen.

Welke nieuwe functionaliteiten en aanpassingen kunnen jullie verwachten?

Invoer/controle

  • Duidelijkheid bewaartermijn bij tussentijds bewaren

De bewaartermijn bij het gebruik maken van ‘tussentijds bewaren’ blijft helaas verwarrend, zelfs nu in het bevestigingsvenstertje expliciet is vermeld dat het om bijv. 48 uur vanaf het moment van uitdelen gaat. Om er voor te zorgen dat het niet verwarrend is hoe lang de scans nog bewaard blijven, zullen we technisch doorvoeren dat er in het bevestigingsvenstertje een melding wordt getoond die laat weten tot wanneer de scan nog bewaard blijft. De bewaartermijn blijft onveranderd.

  • Toevoegen knop ‘onbruikbaar’ voor controleurs

Omdat scans soms onterecht worden ingevoerd of foutief worden ingevoerd, is het nuttig om de knop ‘onbruikbaar’ niet alleen beschikbaar te stellen voor invoerders, maar ook voor controleurs. We zullen dit de komende periode technisch realiseren.

  • Direct plaatsen van cursor in pop up scherm

Bij de knoppen ‘Opmerkelijk’, ‘te moeilijk’, ‘probleem’ en ‘scan heropenen’ verschijnt er een pop-up met een tekstveld. Er dient dan op dit moment eerst in dat tekstveld geklikt te worden alvorens men kan beginnen met tikken. Om het gebruikersgemak te verbeteren, zullen we het in de toekomst technisch instellen dat de cursor direct in het tekstveld verschijnt. Echter bij het pop-up scherm voor ‘onbruikbaar’ kunnen wij dit (voorlopig) niet instellen, omdat de deelnemer eerst moet kiezen uit een lijst waarom deze de scan als onbruikbaar markeert.

  • Direct plaatsen van cursor in alle invoervelden met vrije tekstinvoer

Bij invoer-projecten is het over het algemeen mogelijk om met behulp van de tab-toets door de verschillende velden heen te gaan zonder de muis te gebruiken. We gaan technisch uitzoeken hoe we dit ook voor tagging-projecten mogelijk kunnen maken, waarbij niet alleen invoervelden zijn, maar ook keuzelijsten.

  • Knoppen in pop-up schermen verduidelijken

Pop-up schermen die bijvoorbeeld verschijnen bij het klikken op knoppen zoals ‘Opmerkelijk’, ‘te moeilijk’, ‘probleem’ en ‘scan heropenen’ zullen na het versturen van de melding direct sluiten. Ook zullen we de knop ‘opslaan’ ter verduidelijking hernoemen naar ‘versturen’ en de knop ‘sluiten’ hernoemen naar ‘annuleren’.

  • Verschil markeren bij controle bij toevoeging punt

De projectbeheerders hebben de wens uitgesproken om ingevoerde gegevens zoals ‘v’ of ‘v.’ in bijvoorbeeld het tussenvoegsel-veld als verschil te markeren bij controle. Deze aanpassing zal dan ook gedaan worden.

  • Voorkomen onjuiste aantal dagen/maanden in datumvelden

Tijdens de bijeenkomst werd bij zowel projectbeheerders als –deelnemers duidelijk dat het een mooie toevoeging zou zijn om fouten bij datum-velden nog meer te beperken. Dit zullen we in de toekomst doen door er voor te zorgen dat het technisch niet mogelijk wordt om dagen hoger dan 31 in te vullen en maanden hoger dan 12.

  • Losse scrolmogelijkheid bij controle

Bij projecten met grote invulformulieren zoals ‘Ja, ik wil’ en ‘Verlos Gelderse Geboorteakten’
 De mogelijkheid om de invoervelden los te kunnen scrollen van de ingevoerde gegevens van invoerder 1 en 2. Dit is met name handig voor controleurs bij projecten met grote invoerformulieren. Het technisch VeleHanden team gaat uitzoeken of een technische aanpassing dit mogelijk kan maken.

Berichten

  • Nieuwe categorie

Gezien de vele gezellige berichten op het forum was iedereen het er tijdens de gebruikersbijeenkomst over eens dat het een welkome toevoeging is om hier een nieuwe categorie op het berichten-tabblad van projecten te plaatsen. We zullen de nieuwe categorie ‘opmerkingen’ noemen.

  • Aanmaken bericht

Op dit moment is het nodig om een nieuw bericht te maken door te klikken op de betreffende categorie waar je het bericht in wilt plaatsen. We zullen een knop naast de titel van het bericht ‘tips’ en ‘vragen’ toevoegen waardoor je direct vanuit het berichtenoverzicht een nieuw bericht kunt aanmaken.

  • Tijdstempel bij het wijzigen van een bericht

Wanneer een bericht op dit moment wordt aangepast is dit niet zichtbaar. We willen er voor zorgen dat dit middels het toevoegen van een tijdstempel zichtbaar wordt. Met het toevoegen van zo’n tijdstempel zullen we het ook mogelijk maken om het eerste bericht aan te passen. Op dit moment is het voor deelnemers alleen mogelijk om reacties aan te passen.

  • Afbeeldingen in e-mail abonnement op reactie bericht

Op dit moment komen nieuwe reacties via de mail binnen als je bent geabonneerd op een bepaald bericht. Echter, wanneer in zo’n reactie een afbeelding is geplaatst, zie je dit niet in de mail. We zullen er voor zorgen dat die afbeeldingen ook in de mail zichtbaar zijn.

  • Uitkomen bij laatste reactie in e-mail abonnement

Op dit moment is het onhandig dat je niet bij de eigenlijke reactie binnenkomt als je hier op klikt via de mail of via het persoonlijke dashboard, maar bij het eerste bericht. wanneer de reactie bijvoorbeeld op de vijfde pagina is geplaatst, zou het logisch zijn dat je ook daadwerkelijk bij die pagina uitkomt en niet bij de eerste pagina. We zullen er dan ook voor zorgen dat je wanneer je via een e-mail abonnement of reactie in een berichtenoverzicht op een reactie klikt je ook daadwerkelijk bij de specifieke reactie uitkomt.

  • ‘Titel’ tonen in berichten-tabblad op het persoonlijk dashboard

Op dit moment is op het berichten-tabblad een overzicht van berichten te vinden per project over een bepaalde periode. Hierin worden de eerste zinnen van het bericht getoond, de datum van plaatsing, het type en het project waarin het bericht is geplaatst. Het zou handig zijn als de titel van de ‘vraag’ of ‘tip’ waarin het bericht is gemaakt ook verschijnt. Op die manier kun je in een oogopslag zien of er meerdere reacties op een bericht zijn gemaakt en hoef je slechts een bericht te openen. Nu zie je dit pas onder welke ‘vraag’ of ‘tip’ het bericht hoort wanneer je dit opent. We zullen technisch uitzoeken of het mogelijk is om de titel ook in dit overzicht te tonen.

Voorkeuren

De werking van de voorkeuren is helaas op dit moment niet ideaal, in plaats van het verkleinen van het aantal scans bij het aanvinken van meerdere voorkeuren wordt het aantal scans dat uitgedeeld kan worden op dit moment groter. Eigenlijk werkt het voorkeuren-mechanisme op dit moment alleen ideaal bij het aanvinken van slechts een voorkeur. We gaan de komende periode het systeem zodanig aanpassen dat wanneer er een bepaalde periode wordt aangevinkt het aantal scans direct aanpast van bijvoorbeeld de gemeenten die scans binnen die periode aanbieden, zodat wanneer je zowel een periode als een gemeente kiest, je een steeds meer selecte groep scans aangeboden krijgt. Oftewel bij het aanvinken van meerdere voorkeuren zal het aantal beschikbare scans binnen die voorkeuren omlaag gaan.

Bezoek Picturae

Na afloop van het doornemen van de verbeter ideeën en een speciale VeleHanden-petit four kregen de aanwezigen projectbeheerders en deelnemers van de gebruikersgroep een rondleiding door Picturae (technisch ontwikkelaar van de website VeleHanden). Tijdens de rondleiding kreeg de groep een rondleiding door de storage- en de hosting-ruimte. Ook werd een bezoek gebracht aan de digitaliseringsafdeling waar niet alleen getoond werd hoe boeken en foto’s worden gedigitaliseerd, maar ook glasnegatieven. Daarnaast werd gedemonstreerd hoe op de XXL-tafel grote landkaarten en prenten gedigitaliseerd kunnen worden. Verder werd ook de afdeling video- en filmdigitalisering getoond en tot slot de herbarium digistraat.

Toekomstplannen

De komende periode zal het VeleHanden team sleutelen onder de motorkap, zodat de website niet trager wordt bij een stijging aan deelnemers en projecten. Ook zal er hard gewerkt worden aan het geleidelijk ontwikkelen van de hierboven genoemde nieuwe functionaliteiten en het doorvoeren van de aanpassingen. De leden van de gebruikersgroep zullen ons helpen door het testen van technische aanpassingen en nieuwe functionaliteiten. Middels nieuwsberichten houden we jullie tussentijds op de hoogte van de ontwikkelingen omtrent nieuwe functionaliteiten. Ook proberen we de handleiding zo goed mogelijk bij te werken.

Feedback

Mocht u nog suggesties voor verbeteringen aan VeleHanden hebben ontvangen wij die natuurlijk graag via info@velehanden.nl. Wilt u zelf ook deelnemen aan de gebruikersgroep? Dit kunt u hier doen.