Verslag gebruikersbijeenkomst

Het VeleHanden projectteam van Picturae organiseerde donderdag 15 mei 2014 een gebruikersbijeenkomst met projectbeheerders en deelnemers bij het Stadsarchief Amsterdam. Tijdens deze bijeenkomst werd aandacht besteed aan het ontwikkelen en testen van nieuwe functionaliteiten. Ook werd aandacht besteed aan een handleiding die binnenkort beschikbaar komt voor alle VeleHanden deelnemers.

22 May 2014

Wat is het doel van de gebruikersgroep?

Met de gebruikersbijeenkomst willen we VeleHanden verbeteren qua gebruiksvriendelijkheid, voorzien van duidelijke instructies en uitbreiden qua extra functionaliteiten. Maar het allerbelangrijkste is de samenwerking tussen Picturae, de projectbeheerders en de deelnemers te verbeteren.

Natuurlijk kunnen we niet alle wensen in één keer doorvoeren. We zullen samen met de gebruikersgroep vaststellen welke wensen de hoogste prioriteit hebben. Op basis daarvan zal Picturae de belangrijkste verbeteringen doorvoeren. Daarbij wil Picturae samen met de instellingen en VeleHanden deelnemers goed overwegen of we wensen wel of niet gaan uitvoeren, aangezien de meningen over bepaalde functionaliteiten soms kunnen verschillen. Met andere woorden: wat voor de ene deelnemer een voordeel is, kan voor de andere deelnemer als een nadeel worden beschouwd.

Binnen de gebruikersrol heeft iedereen een rol. Zo zal het VeleHanden projectteam van Picturae op basis van prioritering nieuwe functionaliteiten ontwikkelen en deze ook testen. Daarnaast zullen we de helppagina uitbreiden en deze ook voorzien van een handleiding. De deelnemers en projectbeheerders zullen allereerst feedback geven op verbetermogelijkheden van VeleHanden. In het verlengde daarvan ligt het testen van nieuwe functionaliteiten en het proeflezen van de handleiding.

Voorproefje uitslag

Tijdens de gebruikersgroep heeft Picturae’s Bo Schoonhoven de eerste onderzoeksresultaten van de deelnemerstevredenheidenquête met de aanwezigen gedeeld. Zij heeft voor haar afstudeerscriptie binnen de studie Vrije Tijds Management gekozen om VeleHanden onder de loep te nemen. Zij heeft zich binnen haar studie gespecialiseerd in Kunst en cultuur management en voor VeleHanden een deelnemerstevredenheidenquête uitgevoerd. Daarnaast heeft Bo ook een achttal interviews afgenomen bij deelnemers. De uitkomst van dit onderzoek heeft zij verwerkt in SPSS, een statistisch computerprogramma.

Uit de analyse bleek dat eigenlijk alle punten die werden beoordeeld als overheersend ‘tevreden’ werden beschouwd. Wel werden er, met name middels de open vragen, verschillende verbeterpunten voor VeleHanden aangekaart. In juni zullen in een nieuwsbericht de belangrijkste bevindingen die uit de deelnemerstevredenheidenquête naar voren kwamen worden gedeeld.

Wat is er besproken?

Tijdens de bijeenkomst hebben we verschillende wensen die via de mail en via de Vragen op het Berichten-tabblad van projecten binnenkwamen besproken. Er werden onduidelijkheden over de website besproken, wensen voor extra functionaliteiten werden behandeld die we binnenkort kunnen realiseren en ook kwamen er wensen naar voren waarvan we hebben besloten deze voorlopig niet op te pakken. Deze laatste beslissing was afhankelijk van technische complicaties of onenigheid over de uitvoering van de wens. Uiteraard hebben we veel meer wensen binnengekregen dan er tijdens de bijeenkomst zijn besproken, we hebben ons tijdens de bijeenkomst gericht op de voor de aanwezigen meest belangrijke wensen en van te voren alle ingestuurde wensen doorgenomen.

Handleiding

De afgelopen periode heeft het VeleHanden projectteam gewerkt aan het opzetten van een VeleHanden handleiding. Tijdens de gebruikersbijeenkomst hebben we de eerste versie van deze handleiding gepresenteerd en de aanwezigen om hulp gevraagd. Op dit moment zullen de leden van de gebruikersgroep ons helpen de handleiding zo duidelijk mogelijk te krijgen. Naar verwachting zal de handleiding in juni beschikbaar komen via de Helppagina.

Welke onduidelijkheden kwamen naar voren?

Auto-aanvul

Hoewel we de auto-aanvuloptie tijdens de evaluatie bijeenkomst bij het Stadsarchief Amsterdam al hadden besproken, bleek hier toch nog onduidelijkheid over te bestaan. Sommige deelnemers lieten weten het handig te vinden als woorden in invoervelden automatisch werden aangevuld en vroegen ons waar zij deze optie konden aanzetten. Auto-aanvul is echter geen functionaliteit binnen de VeleHanden website, maar een instelling van uw browser. Wanneer u de auto-aanvul optie binnen uw browser aan heeft staan, zal deze ook binnen de website van VeleHanden werken. Meer informatie over de auto-aanvul optie en het aanzetten hiervan in uw browser kunt u vinden op de website van Microsoft: http://office.microsoft.com/nl-nl/outlook-help/de-functie-voor-het-automatisch-aanvullen-van-namen-gebruiken-autoaanvullen-HA010097887.aspx

Grijze vlakken in de viewer van de scan

Een van de deelnemers legde uit dat zij af en toe last had van de grijze vlakken die over een gedeelte van de scan heen verschijnen wanneer de scan aan het laden is.  Dit kan met name optreden bij minder snelle internetverbindingen. Een andere deelnemer gaf toen als tip: klik op ‘tussentijds bewaren’ en laad de scan opnieuw. Wij hebben deze helptekst inmiddels ook toegevoegd op de Help-pagina.

Welke nieuwe functionaliteiten kunnen jullie verwachten?

Te moeilijk

Zoals de meeste al weten is sinds kort de knop Te moeilijk beschikbaar. Om te voorkomen dat een scan direct weg is na het klikken op deze knop hebben we besloten hier net als bij de knop Afronden een pop up voor in te stellen, waarmee het mogelijk is de actie te annuleren of uit te voeren.

Deel afbeelding scan op Berichten-tabblad plaatsen als vraag

Tijdens de bijeenkomst werd duidelijk dat er bij verschillende deelnemers de wens bestaat om feedback te ontvangen op hun invoer of controle. Helaas is het niet goed mogelijk om per deelnemer vanuit de instelling feedback te geven, dit heeft er onder andere mee te maken dat de instelling niet altijd degene is die de controle uitvoert. Als oplossing hebben we het volgende bedacht: een nieuwe optie waarbij het mogelijk gaat worden om een deel van een scan als afbeelding op het Berichten-tabblad te plaatsen met een vraag. Zo kunnen zowel andere deelnemers als projectbeheerders feedback geven. Dit mechanisme is echter alleen bedoeld om feedback op specifieke vragen te geven, het zal niet nodig zijn om te wachten op het antwoord voordat een scan wordt afgerond. De scan wordt immers door twee deelnemers ingevoerd en vervolgens door een derde gecontroleerd.

Schermwissel wist huidige invoer

Een van de deelnemers liet weten dat de huidige invoer wordt gewist wanneer de schermindeling tijdens het invoeren wordt aangepast. Ons technisch team gaat hier een oplossing voor vinden.

Voorloopnullen werkt niet bij onderste regel

Tijdens de bijeenkomst werd aangekaart dat de voorloopnullen in datumvelden niet werken bij de onderste regel. Dit is een fout in het systeem en zullen wij aanpassen.

Pop up meldingen korter / langer

Zowel via de Vragen op de Berichten-pagina van projecten als via de mail hebben we verschillende verzoeken gekregen over het aanpassen van de pop up meldingen. In eerste instantie waren dit voornamelijk verzoeken om de meldingen korter in beeld te tonen. Op basis van die verzoeken hebben we toentertijd, december 2013, besloten de meldingen van 8 seconde te verkorten naar 4 seconde. Dit bleek echter geen ideale oplossing. Dit had er mee te maken dat de korte positieve meldingen veelal wel wenselijk waren, denk aan: u heeft uw scan opgeslagen, uw saldo is verhoogd en uw vraag is geplaatst. Echter, veel deelnemers zouden de foutmeldingen liever langer in beeld willen hebben, denk aan: u bent het veld Voornaam vergeten.

Technisch betekent dit dat we een duidelijk onderscheid moeten maken tussen de duur van positieve meldingen en foutmeldingen. We zullen uitzoeken hoe we dit kunnen verbeteren en denken in eerste instantie aan:

• Rood kader om invoervelden wanneer dit niet of foutief is ingevuld
• Melding pas wanneer op ‘afronden’ wordt geklikt, dus niet bij het verlaten van het invoerveld of de regel
• Melding laten staan, zodat je de melding kunt nalezen tijdens het verbeteren

Nieuwe functionaliteiten die met name interessant zijn voor controleurs:

Opmerkelijk zichtbaar voor controleur

Om te voorkomen dat een controleur dezelfde opmerking bij een scan toevoegt als een invoerder al via de knop Opmerkelijk heeft gedaan, zullen de opmerkingen die bij Opmerkelijk worden gemaakt door een invoerder voor de controleur zichtbaar worden.

Verwijderen 1 invoer door controleur

Aangezien er bij verschillende projecten regelmatig grote delen van de scan worden overgeslagen, komt het regelmatig voor dat de controleurs niet bruikbare invoer binnen krijgen. Denk hierbij aan bevolkingsregisters waarbij veel witregels tussen de namen op een scan staat. Op dit moment is het voor een controleur alleen mogelijk om de scan opnieuw open te stellen en daarmee allebei de invoeren te verwijderen. Met deze functionaliteit wordt het mogelijk om ook alleen één invoer weg te gooien, zonder dat de andere invoer verloren gaat. We hebben besloten om op deze wens in te gaan en denken dat dit aanzienlijk prettiger werkt voor controle.

Regel toevoegen controle

Het controleren zou eenvoudiger/sneller gaan als het mogelijk wordt regels toe te voegen. Helaas is het wel erg lastig om te maken. Voor deze aanpassing zouden we een nieuw technisch/functioneel ontwerp moeten maken van het controle scherm. Wij zien ook dat dit wel meerwaarde kan hebben. Vooral voor projecten met veel records per scan, vandaar dat we ons technische team gaat uitzoeken wat de mogelijkheden zijn zodat de interactie goed verloopt (denk aan acties ‘data overnemen’).

Welke wensen kunnen we voorlopig niet realiseren?

Smartphone en tablet versie

Ook kwam de wens van een smartphone of tablet versie naar voren. Een smartphone versie zal er niet snel komen. VeleHanden is hier ook niet geschikt voor op dit moment, gezien de vele invoervelden. Wel werkt VeleHanden op dit moment al op een Tablet, gezien de beperkte technische mogelijkheden van een Tablet, is de viewer op dit apparaat beperkt. Zie ook het nieuwsbericht over de technische hulp voor het optimaliseren van VeleHanden.

Viewer mogelijkheid zoom op 75%

Verschillende deelnemers hebben aangegeven dat het handig zou zijn als het mogelijk is een scan ook in te zoomen op 75%. We begrijpen dit heel goed, maar helaas is dit niet gemakkelijk mogelijk. Dit heeft er mee te maken dat het aan de achterkant wat complexer in elkaar zit dan het aan de voorkant lijkt: om te voorkomen dat er heel erg grote bestanden van de scan hoeven worden opgeslagen, worden er van elke scan afgeleiden gemaakt op verschillende zoom-niveaus. Het zoom-niveau 75% hebben we niet beschikbaar. Om dit toe te voegen, zouden we de viewer moeten uitbreiden naar zoom-niveau 75% en vervolgens van alle scans die in alle VeleHanden projecten worden gebruikt een nieuw beeld moeten afleiden op 75%.

Meer witruimte tussen de invoervelden

Er werd tijdens de bijeenkomst opgemerkt dat het niet wenselijk is om witruimte tussen de invoervelden te hebben, met name bij controle. Helaas is het technisch lastiger dan het lijkt om dit aan te passen. Dit heeft er mee te maken dat de invoervelden veranderen van grootte op basis van de grootte van het beeldscherm dat gebruikt wordt. Het is dan ook technisch op dit moment te ingewikkeld hier een eenvoudige oplossing voor te bedenken.

Scan meebewegen

Ook kwam de wens naar voren om het meebewegen van scans op te splitsen in verticaal en horizontaal meebewegen. Per deelnemer zou dit een erg complexe oplossing worden. Zowel qua techniek als voor de deelnemer om te begrijpen. Het vastzetten van de tabelkoppen is niet mogelijk. Deze staan immers vast op de scan. Als je die verplaatst, verplaatsen de tabelkoppen ook.

Toekomstplannen

In overleg met de aanwezigen is besloten de gebruikersbijeenkomst twee keer per jaar te organiseren. De volgende bijeenkomst zal in het najaar worden georganiseerd. Ondertussen zullen de leden van de gebruikersgroep zich bezig houden met het testen van nieuwe functionaliteiten. In de tussentijd houden we jullie middels nieuwsberichten op de hoogte van de ontwikkelingen omtrent nieuwe functionaliteiten.