Dank Eppe, de schandvlek is weer uitgewist :)

Nog even ter herinnering: check eerst of het om twee verschillende akten gaat. Soms hebben inliggende documenten wel degelijk met de zaak te maken, en zijn ze om praktische redenen bij elkaar 'geknipt'.

Gaat het om een foutje, indexeer dan alleen de eerste akte en geef bij 'opmerkelijk' aan dat het een knipfout is en er nog een akte bij zit.

Bij Phaff komt het ook regelmatig voor dat er (delen van) afschriften van andere aktes tussendoor zitten die meestal niets met de 'echte' akte te maken hebben. Die afschriften kan je meestal eenvoudig herkennen omdat er links in de marge een vertikale slingerlijn staat:

Zie: https://velehanden.nl/messages/questions/view/project/amsterdam_notarieel_2/id/108695/page/1

Graag alleen de 'echte' akte indexeren. De rest mag je negeren.

Dag allen, hierbij nog een keer de reminder om de knop 'Onbruikbaar' zeer spaarzaam te gebruiken: alleen als er echt NIETS aan de akte in te voeren valt, of als het helemaal geen akte is en geen enkel verband houdt met een akte. 

Ik merk dat de knop onbruikbaar nog regelmatig gebruikt wordt als het handschrift lastig is, of bijvoorbeeld als een akte niet compleet is. En dat is zonde, want daarmee verdwijnt zo'n akte weer in de geschiedenis. Voer zo'n onvolledige akte toch in voor zover dat gaat; ook onvolledige informatie is vaak beter dan niets :) 

Zie hieronder een voorbeeld van zo'n akte die niet compleet is en als onbruikbaar was weggegooid, maar waar nog best wat aan gegevens uit viel te halen. 

Hierbij ook weer de jaarlijkse reminder om de knop Onbruikbaar echt alleen te gebruiken als er niets in te voeren valt :) 

Ontbreekt er een pagina (niet bewaard gebleven, verkeerd geknipt of een fout met scannen) en er zijn wel namen en dergelijke te ontcijferen, eventueel op voorblad of bij de handtekeningen, voer de akte dan wel in! (en voor de controleurs: graag aanmerken als probleemgeval maar wel controleren). 

Een beetje informatie is meestal beter dan helemaal geen informatie, dus zonde om het in de vuilnisbak te gooien nietwaar :) 

Even ter herinnering, ik heb net weer een stel akten uit de vuilnisbak gered :) 

Wanneer gebruik je onbruikbaar? 

• het is helemaal geen akte, maar bijvoorbeeld een naamindex die hier per ongeluk beland is.
• het gaat om een snipper, een fragment zonder enige informatie of een voorgedrukte/voorbeschreven akte waar geen namen of andere gegevens op staan (een leeg formulier). 

Let op:

- laadt de scan niet

- zie je een zwart scherm

- wil je even stoppen

- vind je het handschrift moeilijk of ben je de notaris zat

-  is een akte niet helemaal compleet (maar staat er wel minstens een naam/datum in, want ook halve akten kunnen interessant zijn)

- is de akte niet goed geknipt en zijn het bijvoorbeeld 2 akten (voer dan alleen de eerste akte in) 

- is de akte doorgestreept maar toch leesbaar (gewoon invoeren)

Gebruik dan niet de knop onbruikbaar aub! Wil je om wat voor reden dan ook een andere akte, dan kun je 'te moeilijk' gebruiken.